Det finns en hel del att tänka på när företaget eller kontoret ska anordna ett välgörenhetsevent. Förutom att planera själva eventet, vad det ska handla om och hur det ska utföras finns det praktiska saker att ta hand om.
Temat för välgörenhetseventet är något som planeras av kontorets strateger, men vem tar hand om de praktiska detaljerna som till exempel att det finns vikta pappershanddukar och toalettpapper på varje toalett?
Öga för detaljer
Även om välgörenhetseventet och vilket ändamål eventet samlar in pengar till är det centrala behöver det finnas någon som ser över de små detaljerna så att gästerna verkligen trivs. Med rätt planering och tillräckliga förberedelser där minsta detalj är delegerad kommer eventet att bli riktigt lyckat. Genom att ha koll på hur mycket mat och dryck som går åt behöver gästerna inte sakna något. Tänk på:
- Att någon guidar till rätt plats
- Att det finns tillräckligt med sanitetsartiklar på varje toalett
- Beställ mat, dryck och snacks i god tid
Ta också hänsyn till gästlistan under eventet så att det blir en lyckad upplevelse även för konkurrenter som helst inte bör placeras nära varandra om båda är kunder hos eventarrangören. Det är också smart att se till att inbjudningar skickas ut på ett sätt som visar hur speciellt eventet är. En inbjudan på Facebook kan kännas som en enkel och smidig lösning, men faktum är att den vare sig sticker ut ur mängden eller är lätt att komma ihåg. Skicka hellre ut en individuell och speciell inbjudan i form av ett inbjudningskort till företagets eller kontorets välgörenhetsevent.
Planerat program
Ett välgörenhetsevent som har ett välkomponerat program kommer att göra att gästerna trivs och att de donerar mer. Att se till att det finns tillräckligt med sittplatser, stolar och ett överflöd av både mat och dryck gör att ingen saknar något. Om det dessutom finns underhållning i form av en inhyrd talare, komiker eller ett band som framför några låtar kommer stämningen att lättas upp ytterligare. Förutom ett planerat program är det också smart att se till att det finns märkta papperskorgar utplacerade där gästerna kan kasta sitt skräp så blir det sopsorterat redan från början.